Etude de cas | Steel Inox

Sommaire

1. Introduction
2. Problématique
3. Présentation de la solution
4. Etapes du développement
5. Résultats
6. Perspectives et améliorations
7. Conclusion
8. Annexes

1. Introduction

Le client, du nom de Steel Inox, est un artisan et a pour objectif d'étendre son entreprise. Avec les tâches administratives qu'il doit accomplir, il n'a pas le temps pour cela. Il est donc venu vers moi afin d'automatisé des tâches répétitives. Après conversations et analyses, nous avons convenu de travailler sur le point le plus important de son entreprise : La réception des factures fournisseurs.

2. Problématique

Le client étant un artisan il n'avait pas de workflow concrètement établi pour procéder a de l'automatisation d'un nombre de tâche conséquent, nous avons donc posé le focus sur cette partie des factures fournisseurs. Une des phases les plus compliquées a été la décision des outils a mettre en place sachant que l'entreprise en elle-même n'est pas vraiment digitalisé de manière moderne pour le moment.

3. Présentation de la solution

Pour ce projet nous avons donc décidé d'utilisé plusieurs outils :

• Un VPS : Afin d'installer n8n et de sécurisé les données clients. De plus nous allons pouvoir utiliser ce VPS dans de futures collaborations.
• n8n : Système de création de workflow pour facilité la création d'automatisation a travers plusieurs outils afin de les connectés entre eux.
• OpenAI : Afin de pouvoir utilisé le model GPT-40-mini, très utile afin de pouvoir faire de l'analyse de texte.
• Outlook : Afin de pouvoir lire les mails entrants et les analysés.
• Todoist : Afin de pouvoir créer une tâche a la date d'échéance de la facture.

4. Mise en oeuvre

Le workflow se divise en plusieurs parties. On commence avec la réception des emails en activant le téléchargement des fichiers afin que le workflow puisse les recevoir. Une fois les emails et les fichiers recu, on vas mettre les mails dans une boucle afin de pouvoir arranger les fichiers correctement afin de pouvoir les lires un par un. La boucle sert également dans certains cas ou le trigger bug et recois plusieurs mails en quelques micro-secondes.

Par la suite on vas créer un filtre qui vas nous récupéré uniquement les fichiers PDF et octet-stream. Important a savoir, certains octet-stream sont des PDFs. On créer un bloc de récupération des données du PDF avec de lire le texte de chaque PDF. Et on rajoute un récupérateur d'erreur (Qui se déclenche si le octet-stream ne peux pas être lu comme PDF ou si le PDF est illisible par exemple)

Une fois les données extraites on vas demander a l'IA, a travers un prompt bien établi si le fichier est une facture fournisseur ou autre chose. Le workflow continu si le fichier est une facture fournisseur et le texte retourne dans l'IA afin de récupéré certains paramètres comme la date d'échéance et le nom du fournisseur.

Une fois les données récupérés. On créé la tâche et puis on récupère le fichier en lui-même. Et pour finir 2 actions sont éxécuté. La première est l'envoi des factures fournisseurs directement au comptable afin de gagner du temps. La deuxieme est le mouvement du message dans un dossier ou toute les factures fournisseurs sont stockés.

5. Resultats

Dépendant du nombre de factures recu par semaine, le gain de temps est estimé a minimum 2 heures par semaines uniquement sur l'aspect de l'automatisation des factures fournisseurs.

Le résultat final c'est que c'est exactement ce que mon client voulait :

" Bonjour raphael, Je vous remercie encore pour cette première mission effectuer pour la création de ce workflow.

Ce qui m’a permis d’automatiser une partie de mes taches quotidienne. Et ainsi pouvoir consacré plus de temps sur la productivité de mon entreprise.

Delais parfaitement respecter (comme vous l’aviez evoqué), mais aussi de la qualité du travail effectuer, le workflow fonctionne parfaitement.

D’autre mission sont a venir. Je vous recommanderai avec plaisir. "

6. Perspectives

Ensuite, il y'aura de futures collaborations entre nous sur d'autres aspect de la digitalisation de l'entreprise a travers énormément d'outils axés sur la satisfaction client et sur le lead closing.

7. Exemples de codes utilisés

Arrangement des fichiers :

const receivedEmail = $("Receive Email").first(); 
const jsonData = receivedEmail.json;
const binaryData = receivedEmail.binary;

function checkBinaryData(binary) {
    if (!binary || typeof binary !== "object") {
        console.log("Invalid binary data");
        return [];
    }

    const keys = Object.keys(binary);
    const count = keys.length;

    if (count > 0) {
        return keys.map((key) => ({
            json: {...jsonData, mimeType : binary[key].mimeType},
            binary: {
                data: binary[key]
            },
            pairedItem: count
        }));
    } else {
        console.log("No binary data found.");
        return [];
    }
}

return checkBinaryData(binaryData);

J'espère que cette étude de cas vous a plu et a permis de vous faire comprendre un peu mieux mon travail ainsi que la manière dont je travaille ! Si vous aussi vous avez envie d'automatisé des tâches répétitives pour votre entreprise ou si vous voulez digitalisé votre entreprise, prenez rendez-vous avec moi sur mon Calendly juste ici